Satış görüşmesi iyi geçer. Müşteri fiyatı duyar, "teklifi gönderin" der. Sonra teklif iki gün sonra gider ve içinde konuşulandan farklı bir rakam vardır. Müşteri bunu fark eder ve güven kaybı yaşanır.
Bu iki günün ve o rakam farkının sebebi genellikle aynıdır: teklif, görüşmeden bağımsız olarak elle hazırlanır.
Görüşmeden teklife giden yol
Otomatikleştirilmesi mantıklı olan zincir şudur:
- Görüşmede konuşulan ürünler, adetler ve varsa iskonto kayda geçer.
- Görüşme bitince bu bilgilerden bir teklif taslağı oluşur.
- Satış temsilcisi taslağı açar, kontrol eder, gerekirse düzeltir ve gönderir.
Üçüncü adım insan tarafından yapılmalıdır. Teklif, işletme adına verilmiş bir taahhüttür; otomatik gönderilen bir teklif, yanlış olduğunda geri alınamaz.
Taslakta ne olmalı
- Müşteri bilgileri. Unvan, adres ve vergi bilgisi. Adres alanı boşsa teklif eksiktir; bu alanın görüşmede toplanması gerekir.
- Kalemler. Ürün, adet, birim fiyat.
- Geçerlilik süresi. Fiyatın ne zamana kadar geçerli olduğu yazılmazsa üç ay sonra gelen sipariş tartışma yaratır.
- Görüşme referansı. Hangi görüşmeden çıktığı. Bu bağ, sonradan "ne konuşmuştuk" sorusunu bir tıkla cevaplar.
İskonto meselesi
Ajanın iskonto konuşup konuşmayacağı bir politika kararıdır. Üç seçenek:
- Ajan hiç iskonto konuşmaz, liste fiyatı verir.
- Ajan önceden tanımlı bir aralıkta iskonto verebilir.
- Ajan iskonto talebini kaydeder, kararı temsilciye bırakır.
Çoğu işletme için üçüncüsü doğrudur. Ajanın pazarlık yapması, insan temsilcinin elindeki en önemli kozu baştan harcar.
Proforma ve fatura ayrımı
Teklif ile proforma sık karıştırılır. Teklif bir öneridir; proforma ödeme talebi içeren, daha bağlayıcı bir belgedir. İkisinin şablonu ve onay akışı ayrı olmalıdır — proforma oluşturma yetkisi daha dar bir gruba verilmelidir.
Belgeler nasıl gönderilmeli
Teklifin PDF olarak gönderilmesi standarttır, ama kanal seçimi sonucu etkiler. E-posta arşivlenir ama okunmayabilir; WhatsApp okunur ama kaybolur.
İyi çalışan kurgu, ikisini birlikte yapmaktır: belge e-postayla gider, WhatsApp'tan "teklifinizi gönderdik" bilgisi düşer. İkinci mesaj, teklifin açılma oranını belirgin biçimde artırır.
Takip
Teklif gönderildikten sonra kayıt kapanmaz; bir takip tarihi alır. Üç gün sonra yapılacak kısa bir arama — "teklifi incelediniz mi, sorunuz var mı" — satış sürecinin en ucuz ve en etkili adımıdır. Bu aramayı ajan yapabilir; teklifin içeriğini bildiği için görüşme somut geçer.
Yarınki yazıda randevu tarafına geçiyoruz: çakışmasız slot, hatırlatma ve iptal akışı.